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kintone導入事例 [機械メーカー様]

各部署間での連携が円滑になったことで、全体の作業速度が3倍に!!

会社紹介

機械メーカー様(岐阜県)

機械メーカー様(岐阜県)
岐阜県で機械製造を営んでいる会社様です。

kintone導入前

修理業務の流れ

・修理の受付が入ると、依頼書を各部署に必要枚数コピーして情報共有
・修理の受付→修理作業→出荷までを紙ベースで管理されており、最終的に原本を紙として保管
・各部署での連絡手段が口頭とメモでの伝達

抱えていた問題点

修理依頼書が部署ごとに複数の紙に分かれるため、正確な情報共有をするには複雑なやり取りを繰り返す必要がありました。
また、どの依頼書が最新の状況のものなのかを知るすべがなく、修理依頼の全体を把握することが困難でした。
状況を確認するためには担当者の記憶に頼るか、修理品の現物もしくは該当する書類を探すという方法で手間と時間がかかっていました。

中川が提案した業務改善

・kintoneで修理依頼管理をアプリ化し、各部署で同じレコードを共有することで情報共有を簡単に
・プロセス管理機能を利用し、修理依頼がどの状況にあるかを集計、グラフ化して直感的に把握できるように
・過去の製造番号台帳や修理履歴台帳も一緒にkintoneにインポートして管理することで、履歴として参照できるように
・修理依頼書を廃止したペーパーレスの実現

導入後の効果

純粋に全体の作業速度が約3倍に!!

まず、課題でもあった全体の把握が大きく改善されました。
修理依頼品の到着から作業完了までの進捗状況が一目で確認できるほか、1レコードに情報を集め、コメント機能などを用いて部署間でコミュニケーションをとることで、データとしてやり取りを残すことが可能となり、確かな情報共有を確立しました。
また、現場で修理の状況の写真を即座に共有できることにメリットを感じていただけました。追加で修理が必要な部分を発見した時など、今までは営業やお客様に電話での説明でしたが、写真を共有できることで、正確な説明が可能になりました。
結果として、修理担当者と営業担当者間の連絡速度が速くなり、全体の作業速度が約3倍ほど改善されました!!

今後の課題

kintoneをとても前向きに活用して下さっており、kintone自体のメンテナンス性や社員のkintoneスキルの向上を図っていきたいとのことでした。
今回の段階では、社内の情報共有部分の改善に主軸を置いた開発となり、その効果も出ているため、次段階では見積もりや報告書など社内から社外への業務の部分でkintoneを活用していきたいということでした。

導入したもの

・kintoneスタンダードプラン
・各種プラグイン

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