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kintone導入事例 [(有)名里興業様(建設業)]

日報が遠方からでも随時更新され、日報内容の集計が一瞬で!!

会社紹介

(有)名里興業様(岐阜県、建設業)

名里興業様(岐阜県、建設業)
岐阜県で建設業を営んでいる会社様です。

kintone導入前

業務の流れ

・各従業員が今日行った現場名や、行った作業、使用した車両などを紙の日報に記入し、設けてある締め切り日までに事務所に提出
・提出された紙の日報をもとに、担当者が従業員ごと、建設現場ごとに集計
・集計結果をもとに給与や経費を計算

抱えていた問題点

紙に書いた作業日報を事務所に提出するという形でした。遠方の建設現場への出張が比較的多く、彼らの日報は張から帰ってきてから提出しに来てもらうかFAXで送るという手段しかありませんでした。そのため、全従業員の日報が揃うのを待つと提出の締め切り日から平均して 3,4日は過ぎてしまう現状がありました。提出が極端に遅かったり、日報をそもそも書いてくれない人も存在したので、班長の日報から頑張って拾うという余分な業務が出てしまうこともありました。
また、日報が揃った後も従業員、現場ごとに誰がどこに行ってどんな作業をしたのか、経費はいくらかかったのかを集計する必要があり、この作業に丸2日費やしているという問題点がありました。

中川が提案した業務改善

・kintoneで作業日報をアプリ化し、各従業員が仕事が終わったその日その場所で、各自のスマートフォンから日報を入力できるように
・日報データをCSVに書き出し、Excel上で指定のフォーマットに成形するマクロを開発し、集計時間の短縮
・初めての業務システム導入ということで、作業員の入力項目は最小限にし、慣れていただけるように
・建設現場をマスターとして登録することで、同じ現場でも従業員ごとに違う記述という状況がなくなるように
・日報のペーパーレス化

導入後の効果

日報が揃うまで待つ必要がなく、丸2日かかっていた集計がワンクリックで!!

今まで日報がすべて揃うのに締め切り日の3,4日後という状況が多々あった中で、kintoneを導入したことでデータの入力が日報の提出を意味するので、日報が揃うまでの時間が格段に速くなりました。
集計用のExcelを開発したことで、丸2日かかっていた集計がボタン一つで完了するので、とても楽になったとのことでした。
また、旅費や経費の項目も日報で一緒に登録できるようにしたことで、手作業で集計する項目がほぼなくなり、確かな業務改善が実現できました。

今後の課題

kintone導入から1年近く経過し、従業員の方も日報の入力には慣れてきた様子が見られました。
現状まだ紙で記録し保管する流れの業務があるので、そういった部分を次第にkintoneで管理していけたらとのことでした。

導入したもの

・kintoneスタンダードプラン
・各種プラグイン
・Excelマクロ

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