kintone導入事例 [自社日報業務]
記入して終わりではない!
kintoneで日報を記入し情報を活用!!
会社紹介
株式会社中川(岐阜県)
東濃地区を中心にオフィスのIT化、業務改善のお手伝いをしております。
kintone導入前
書いて終わりだった営業日報
・各営業が毎朝、日報用紙に今日一日で訪問予定のユーザーを書き出し、その用紙を持って営業活動を行う
・ユーザーへの訪問が終わるごとに、開始完了時刻や商談の内容をメモする
・帰社後、今日訪問したユーザーとの商談内容などをメモをもとにより具体的な文章へ清書する
抱えていた問題点
まず問題となっていたのが、日報の情報がうまく活用できていない点だ。紙の日報を作成し、その日の夕礼で反省会を行った後日報はファイリング。改めて日報を見返す機会はほとんどなかった。あるユーザーの最終訪問日はいつか、前回どんな内容で終わっていたのか、どんな機器が現在導入されているのかをがすぐに確認できない状況なっていた。そのため、営業の引継ぎが発生した時などに、今までどんな話をしてきていたのかを把握しきれなかった。
また、訪問した内容をメモし、その内容を日報に転記するという作業が発生し、多くの時間を要していた。
中川が行った業務改善
日報アプリを作成し、アプリに訪問時間や内容を記入してもらうように形態を変更。スマホからも入力できるようになることで、その場で訪問の内容を言葉にできるように。
アプリに訪問結果を蓄積することで、その顧客に対して過去どういう動きをしてきたのかが一目でわかるように。
今まで使用していた紙の日報フォーマットから本当に必要な項目を精査し、どの商材で訪問したのか、結果どうだったのかなどを集計に生かせるように。
導入後の効果
課題であった日報入力にかかる時間を大幅に短縮することに成功。スマホから入力できることで、ボイスメモを活用しるなどして訪問後すぐ日報を記入することが可能になった。
また、日報をデータとして蓄積することで、前回訪問日からどのくらい日数が経過しているのか、前回どんな内容の話をしてきたのかが一目でわかるように。発生した案件や受注した結果も一緒に登録することで、別Excelで管理していた案件状況や見込みもkintoneで一元管理が可能になった。
今後の課題
業務改善を行って1年が経過し、すっかりkintoneを使った日報業務も浸透してきた。
今後は次回アポを日報に入力した際のスケジュール登録や、有給申請などのワークフロー関係も順次kintoneへ移行していきたい。
導入したもの
・kintoneスタンダードプラン
・各種プラグイン
その他導入事例
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